文/王大爽 吉林省市场监督管理厅事业单位会计核算中心
在数字经济迅猛发展和财政体制改革不断深化的当下，企业加强审计档案管理尤为关键。这不仅能帮助企业攻克数字化转型、风险防控、效能提升等多重难题，保障档案数据的准确性，还能降低管理成本。因此，企业必须高度重视审计档案管理工作，针对现存问题采取切实举措，以此提升档案信息化管理水平，推动档案信息资源共享。
审计档案管理存在的问题
2023年数字经济在经济总量中占比达到41.5%，数字技术正全面渗透到经济、政治、文化、社会和生态文明建设的各个领域。从去年至今，数字中国建设持续为经济社会高质量发展注入动能，成为推进中国式现代化的重要力量。随着新基建投资的加速推进，审计覆盖的对象也在不断拓展。
当前审计档案管理存在不少突出问题。某省属企业的审计情况显示，38%的采购项目档案管理较为零散，信息孤岛现象明显。在数字化适配方面也存在不足，传统纸质档案占比仍高达65%，电子档案合规率只有43%。
从研究情况来看，通过知网检索发现，2021年到2024年，针对企业信息化建设的研究较少，计算机信息化优势未能充分发挥。受传统管理模式影响，部分企业档案管理观念滞后，仍停留在手工管理阶段，缺乏现代化管理意识。虽然有些企业已开始使用计算机管理档案，但信息化程度还不够高。
安全方面的隐患也不容忽视，不少企业档案信息安全意识淡薄，缺乏有效的安全防护措施。由于档案涉及保密工作，大家对计算机网络技术的安全性存在顾虑。从风险传导情况看，2023年审计署通报的违规案例中，有68%都与档案管理漏洞有关。
新形势下审计档案管理的发展策略
加强人才队伍建设
档案管理工作想要做得好，人才培养必不可少。如今高科技产业不断投入，也给档案管理带来了新机遇，企业需要加快引进和培养数据分析、人工智能、云计算方面的专业人才。这些专业人才在档案管理中发挥着重要作用。数据分析人才能够挖掘档案数据背后的价值，为企业决策提供有力的数据支撑;人工智能人才可以借助算法，优化档案检索、分类和内容挖掘，实现自动化、智能化处理;云计算人才则负责搭建安全且可灵活扩展的云平台，确保档案数据存储安全、访问便捷。这三类人才相互配合，不仅大大提升了档案管理的效率和质量，还推动了档案资源的深度开发，为档案事业的创新发展注入源源不断的动力。
培养档案管理人才，要让现有员工既能守住传统管理的长处，又能熟练运用计算机新技术。培训内容主要围绕基础操作、专业软件、电子档案管理、网络安全和新兴技术展开。
基础操作培训教的都是实用技能，像Windows系统怎么用、Word/Excel/PPT办公软件操作，还有高效搜索方法。培训讲究理论和实践结合，理论课通过线上线下课堂，由专业老师系统讲解计算机知识、档案管理软件操作和网络安全要点;实践环节则安排在配备齐全的实验室，学员在模拟的档案管理场景里边做边学。
专业软件培训侧重档案全流程处理，从采集、整理到存储、检索和利用都会教授。同时也会学习电子档案创建、编辑、格式转换和长期保存的技巧，以及数据加密、防病毒、系统备份等网络安全知识。至于新兴技术，还会涉及云计算、大数据分析、人工智能在档案管理中的具体应用，让员工跟上行业发展的脚步。
注重管理政策引导
随着经济快速发展，网络信息全面渗透，企业档案管理政策正迎来全面变革。如今通过“数字驱动+制度重构”双管齐下，推动管理模式转型升级。
这场改革重点突破三个关键方向：技术上，加速应用区块链存证、智能检索算法，深度融合云平台，实现档案从创建到销毁全流程数字化;制度上，打破部门间的数据“围墙”，统一元数据标准，借助API接口打通不同系统，实现数据互通;安全上，采用动态加密技术和AI风险预警，建立权限分级管理与操作追溯机制，筑牢安全防线。
这些举措成效显著，不仅让档案存储成本降低超40%，还基于大数据分析开发出决策支持功能，让历史档案数据变成企业战略资源，推动档案管理从单纯保存迈向价值挖掘新阶段。在互联网时代，企业也需要贴合行业发展趋势，创新管理制度，提升档案管理水平。与此同时，国家正在大力建设档案信息资源共享平台，促进档案数字资源在不同区域、部门间共享利用。
推进规范化建设
在数字化转型的当下，企业审计档案管理的规范化建设是提升治理能力的关键一步。通过全面升级基础设施、优化分类管理、完善制度体系，档案管理正从粗放模式向精细化转变。就像某省教育厅下属企业，实行规范化管理后，档案调阅效率提高了40%，年均管理成本下降18%，以前传统管理中查找麻烦、责任不清、存在安全隐患等问题都得到了有效解决。
在基础设施改造方面，除了更换传统档案柜，还引入了独立温湿度控制系统，将档案存放环境严格控制在温度14℃—24℃、湿度45%—60%的国家标准范围内。在分类管理上构建了“三维分类矩阵”，从保密级别、业务类型、载体种类三个维度进行管理，并开发电子标签体系——红色标识保密文件，绿色标识公开文件，大幅缩短了档案查找时间。某审计局通过这种分级管控，实现了泄密风险事件“零发生”。
制度建设上形成了立体化长效机制，实行“日巡检、月盘点、年审计”三级监督：每天通过电子传感器监测库房环境，定期核对档案实体与系统数据，每年聘请第三方机构开展评估审计。某省直企业采用这套管理体系后，实现了“智能存储精准化、流程管控痕迹化、风险防范前置化”，审计档案利用率同比提升超50%，开创了档案管理新局面。
强化事中控制及管理
如今审计工作的方式和内容都在发生变化，审计档案管理水平也得跟着提升。为了跟上审计工作的发展节奏，档案管理的重心要从原来的事后控制转向事中管控。审计过程中，审计人员能及时发现审计方案的问题并解决，所以从项目启动阶段，每个审计人员都得树立档案意识，加强档案质量管理，提升审计水平。只有深入分析档案管理中的新问题，才能让审计档案工作规范开展，适应审计工作的新要求。
事中控制的关键在于完善预案处理体系。比如在数据恢复方面，建立“本地+异地+云端”三备份机制，企业就能在服务器故障时3小时内恢复8TB重要数据;在泄密处置方面，设立访问权限动态熔断机制，能有效阻止非法入侵。这些措施让审计档案管理在事中控制阶段更有保障。
加强思想认识
要深化对审计档案管理的战略认知，明确其核心价值。首先需要强化法规意识，把审计档案视作审计质量的“生命线”和风险防范的“防火墙”。通过系统学习《审计机关审计档案管理规定》《档案法》等法规，在全员中建立法治思维。可以开展“法规学习月”活动，通过案例解析、知识竞赛等方式，推动审计人员从被动遵守法规转变为主动践行。同时，要将审计档案纳入单位核心资产清单，明确其在服务决策、保障权益、延续历史方面的三重战略功能。
在新的发展形势下，做好企业审计档案管理，能有效提升档案管理的现代化水平，为企业发展提供有力支撑。各企业需要结合自身实际情况，积极探索档案管理创新实践，以此提高审计档案管理效率，更好地满足企业发展需求。
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