文/魏明瑶 天津轨道交通运营集团有限公司
随着社会持续发展与进步，先进数字技术、信息技术得到广泛运用，能够提升企业档案管理效率以及自动化与智能化水平的档案管理已成为新的发展趋势。其中，企业日常档案管理项目中包含了合同、政策与协议等关键性文件，为企业合法、合规发展提供重要依据。然而，在先进科技快速迭代环境下，企业档案管理工作也遭遇了诸多挑战，亟须解决与优化，从而充分发挥档案管理的实际效能，为企业后续发展注入强劲动力。
档案管理中存在的问题
管理制度不完善。档案管理制度是企业档案管理工作的基石，也是档案管理工作有序进行的主要指导原则、要求与方法。不过，实践环节中，很多企业忽略对档案管理制度的建设，不仅缺乏完整性，而且难以有效落实，容易出现管理混乱或者信息不统一的问题，严重影响到企业档案管理效果。探究档案管理制度不健全的根源，主要在于相关制度制定过程中缺乏全面深入的调研与讨论，导致制度和实际不一致，加之制度更新、维护工作不到位，不符合多元社会环境下企业发展、档案管理需求。
管理流程不规范。档案管理的内容主要包含了档案资料的分类、收集、使用与保管，需要严格按照有关规定与要求执行，使档案管理过程更加精确化、标准化。很多企业档案管理流程较为混乱，没有统一标准支撑，导致管理质量、效率大打折扣，容易造成档案丢失与损坏。这些现象的产生，是由于档案管理流程设置不科学，未能满足档案管理的基本要求，并且在落实期间存在随意性和不规范问题，无法进行档案资料的及时收集、整理。
管理信息化水平低。一些企业由于资金有限等因素，没有积极开展信息化档案建设活动，严重影响了管理质量和效率。也有部分构建了档案管理系统的企业，受限于系统功能与应用范围，其信息管理效率低下，信息安全风险极高，如系统遭受恶意攻击或数据泄露等，均会对企业发展构成多重威胁。
设施和设备不完善。档案管理水平的提升，需要依赖健全的硬件设施。很多企业没有单独设立档案室，面对复杂烦琐的档案材料，无法科学分类与分区存放，导致后续查找与使用过程效率低。也有部分企业虽然设立了档案室，但档案存放环境潮湿、昏暗且狭窄，导致纸质档案资料易受霉变或虫蛀侵扰，难以保障其完整性与严谨性。
企业档案管理优化措施
建立健全的档案管理制度是基础，一个实用、科学、完善的档案管理制度，是企业高效管理和利用档案资源的关键，可以为企业方案、决策的制定提供有效帮助。档案管理制度应渗透到整个管理过程中，提高操作流程和管理规定的明确性与清晰性。比如，档案的收集过程，要确定收集范围、时间以及方式，编制统一分类标准、整理方式，提高档案使用的规范性与检索效率。
具体设计过程中，要结合企业实际发展状态和需求，提高档案管理制度设定的可操作性、有效性与针对性，为后续档案管理工作提供科学依据。在此期间，企业要定期举办培训活动，编纂档案管理操作手册，利用宣传资料普及标准化档案管理知识，增强员工对档案管理工作的理解与重视。此外，企业要重视档案管理制度的审核与更新，坚持与时俱进的管理原则，紧跟随时代发展步伐和市场变化，不断更新优化管理制度，确保其符合新时代的发展需求。
规范档案管理流程。基于当前的社会发展形势，要转变档案管理理念，将多学科和多领域知识融入其中，让启源档案管理流程越来越规范。具体操作过程中，要注重对流程设计的优化，结合企业实际发展状况，充分考虑新时期档案管理需求，对档案管理流程进行重新设计与改进，提高流程实施的合理性、科学性。实行精细化管理模式，明确每个管理环节的具体职责、权限，以免出现相互推诿扯皮或者职责不清楚的问题。同时，要优化流程执行监督机制，实施定期评估与检查，确保问题迅速识别并解决，从而提升企业档案管理流程的执行效率。另外，在信息技术挑战下，对档案管理流程展开自动化、数字化改进，降低人工操作失误率，确保档案管理工作更加精确、高效。如信息化档案管理系统的构建，具有档案在线收集、分类、整理与检索等功能，让档案的管理过程更加便利。
积极引入信息化档案管理手段。在推进企业档案管理工作信息化发展道路上，要强化管理人员信息化管理意识，特别是企业领导以及员工要全面认识到档案信息建设的意义与必要性，提高信息化建设速度、主动性。企业对信息化档案管理建设工作要给予高度重视，加大资金、资源投入力度。引入先进型档案管理软件、设备后，要加强档案管理人员的信息化培训，强化管理人员信息技术运用能力。同时，要不断提升档案管理信息系统的性能和安全性，实行个性化与定制化的开发模式，提高档案信息管理水平，使系统具备在线检索、统计分析以及检索等相关模块与功能。
优化档案管理基础设施。加强档案管理基础设施建设与优化工作，为档案资料的保存创造良好条件。在实践阶段，要设立专门的档案室，结合企业档案管理的实际和业务要求保证档案室良好的通风、采光效果，并完善防潮、防盗与防火等相关功能。针对一些必备设备，像档案柜、除湿机、灭火器以及密集架等，提高档案管理的妥善性。同时，要依据档案分类及存放标准，实施科学化、合理化的管理举措，如分类存储与编号管理，这些均为提升档案资料检索效率的关键策略。此外，要采用定期检查、维护方式，将问题及时识别出来，并有效解决和优化，保证档案管理环境、设施以及设备都能安全、稳定运作。
培养专业人才。定期培训档案管理人员，强化管理人员专业能力、职业素养。主要培训内容，有业务知识、法律法规以及信息技术运用。通过积极吸纳具备档案管理专业背景的人才，逐步增强管理团队的实力，以达成档案管理工作专业化的长远目标。完善人才激励机制的设立，及时表彰、奖励优秀管理人员，为企业发展提供重要人才保障。
在新时代社会发展环境中，企业要将档案管理工作放在核心位置，不断优化、完善档案管理机制，借助信息化管理技术、理念，持续提升企业档案管理工作的信息化水平。
提示:文章内容仅供阅读,不构成投资建议,请谨慎对待。投资者据此操作,风险自担。
