文/赵余萍中国共产党新泰市委员会党校
档案管理是企业的基础性工作之一，主要负责记录企业的发展历程、经营成果和企业文化等多方面信息，为企业决策提供重要参考依据。档案管理的核心任务包括收集、整理、保管和利用档案信息。在收集档案的过程中，应涵盖各种形式的档案资料，如文件、图片、音频、视频等。整理档案是将收集到的资料进行分类、编目和加工，使其更加有序和规范的过程。保管档案则要明确档案的长久保存，要采取一系列措施来避免档案损坏或遗失。利用档案信息则是将档案中的信息用于各种业务活动和满足信息使用者的需求。同时，档案管理也是企业形象建设的一部分，对于传承和维护企业的历史和文化价值具有深远意义。
然而，当前很多企业在档案管理工作中面临诸多问题，这些问题限制了档案管理积极作用的发挥。接下来，我们将从档案管理的重要性、当前档案管理存在的问题以及加强档案管理的措施三个方面进行探讨。
档案管理：
企业发展的“记忆之源”与“智慧之库”
档案管理的重要性主要体现在以下几个方面：
记录企业发展历程。档案详细记录了企业的各种业务往来，这些业务记录不仅是企业经营管理的重要凭证和参考，更是企业历史发展的客观反映，对于了解企业的发展轨迹、资源分配等起着至关重要的作用。
提供决策依据。档案为企业的经营管理提供决策依据。通过分析档案，工作人员可以对过去的工作进行总结，汲取前人的经验教训，并依据企业发展状况制定科学合理的发展规划和管理决策。
提升管理效率。档案的整理和保存对于提高企业的管理效率具有重要意义。例如，项目档案的整理能够提升企业整体运营效率，同时增强项目的盈利能力和管理水平。
保护合法权益。档案能够为企业合法权益提供保障。当企业涉及司法诉讼等情况时，档案查询功能显得尤为重要，它能确保企业合法权益不受侵害，为企业持续发展保驾护航。
推动企业文化建设。档案是企业发展的重要记录，它展示了企业精神文化和价值观，是企业文化的重要组成部分。通过学习和了解档案，员工可以更深入地理解企业的文化氛围和价值观，从而更好地融入企业，提高工作效率和团队协作能力。
因此，档案管理对于任何企业而言都至关重要。唯科学规范地管理企业档案，方能充分发挥档案的作用，为企业的发展和决策提供支撑。
档案管理存在的问题：
企业发展的“隐形陷阱”
企业档案是企业经营管理的第一手资料，也是企业资产的重要组成部分。然而，在实际工作当中，档案管理仍面临诸多问题，制约了信息的有效利用。
对档案的重视程度不够，主要表现在以下几个方面：档案室硬件设施配置不完善，保管条件普遍较差，管理体制落实不到位，档案保管不够规范，存放混乱无序，存在较大的遗失风险隐患等。
管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后是当前企业档案管理面临的主要问题。大部分档案管理人员缺乏专业的档案知识培训，对档案的重要性、管理要求以及档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不够了解，导致档案收集意识淡薄。
档案管理队伍配置不稳定，人员经常变动或兼任其他工作，导致档案管理队伍缺乏稳定性，直接影响了档案管理工作的正常开展，以至于工作效率低下，管理效果不佳。
档案电子化程度低。目前，一些人对档案电子化的重要性认识不足，认为传统档案管理方式已足够，无需进行电子化。然而，档案电子化需要具备相应的技术能力，包括计算机、网络、数据库等方面的技能。如果缺乏相关技术能力，将影响档案电子化的进程。
从细节入手加强档案管理
在现代社会，人们越来越意识到档案的价值，并积极利用档案来寻求新的发展机会。档案保管的核心任务是确保档案的安全和保密性，维护档案的完整性。
提高对企业档案的重视程度。首先，要深入了解企业档案的价值。档案中蕴含着丰富的历史信息、文化遗产和科研成果等重要信息，这些信息不仅有助于我们更好地了解过去，还能为研究历史、决策制定等提供参考。其次，加强企业档案意识。每个人都应认识到档案的重要性，明确自己的档案应如何妥善保存和管理，同时也要尊重和保护他人的档案。再次，建立完善企业档案管理制度。只有建立了科学完善的档案管理制度，明确档案管理职责、归档范围和利用方式，才能确保档案的完整性和安全性，进而提高档案的利用效率。最后，提高档案保存技术。随着科技的进步，数字化、信息化等现代技术为档案保存提供了更多可能性。通过采用先进的档案保存技术，可以有效延长档案的保存时间，提高档案的保存质量。
加强对企业档案管理人员的培训。加强对档案管理人员的培训至关重要，因为档案管理涉及诸多专业知识和技能，如文献分类、存档、整理、保护等。为了提升档案管理人员的专业水平，我们提出以下建议：第一，明确培训目标和内容。根据档案管理工作的实际需求，制定具体的培训目标和内容。例如，培训可以包括档案管理的基本概念、档案管理流程、档案分类与编码、档案存储与保护等。第二，制定培训计划。根据已确定的培训目标和内容，规划具体的培训时间、地点、方式和师资等，并根据受训人员的实际情况进行调整和改进。第三，加强实践训练。档案管理培训不能仅仅停留在理论层面，而应加强实践训练。通过组织受训人员实地参观档案馆、博物馆等场所，或安排实践操作课程，让受训人员亲自动手操作，提高他们的实际操作能力。第四，建立培训评估机制。为了确保档案管理培训的有效性和质量，应建立培训评估机制。通过评估机制，可以了解受训人员在培训过程中的掌握情况，及时发现和解决存在的问题，还可及时改进和优化培训计划和内容。
推进企业档案电子化进程。主要的做法有：一是要提高认识，加强对档案电子化的宣传和教育，让更多人了解档案电子化的重要性和优势。此外，加强对相关技术人员的培训，提高他们的技能水平，确保他们能熟练掌握和应用相关技术。二是要增加对档案电子化的投入，包括人力、物力和财力等方面。为了加速档案电子化的进程，企业需要增加相关设备和技术的投入，确保有足够的资源来支撑档案电子化的推进。同时，为了保障档案电子化的安全性和稳定性，企业还需要建立安全管理体系，通过完善的安全措施和技术手段来确保档案数据的安全。
对于企业和个人而言，档案具有重要的历史价值和指导意义，它不仅记录了历史，也是未来决策和行动的指南。因此，我们必须更加重视企业档案管理工作，不断优化和完善管理方法和流程，以确保档案资源的完整性和安全性。只有充分发挥档案的价值，才能为企业和个人创造更大的收益。
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